L’apprentissage le plus simple possible

Prendre en main un nouveau logiciel nécessite forcément une phase d’apprentissage.
Nous faisons en sorte de faciliter la découverte des fonctionnalités de gestion immobilière de notre solution en vous accompagnant à chaque étape.

Voyons ensemble comment débuter la gestion de votre premier bail de location dans ma-gestion.immo.
Nous couvrons ici trois étapes de démarrage :

1. La création de votre compte personnel
2. Les renseignements sur votre premier propriétaire
3. Les fondamentaux pour créer un bail
   • La création d’un bien et d’un contact, qui deviendra votre locataire
   • La formation du bail de location immobilier

La création de votre compte personnel

Pour créer votre compte, seul une adresse mail valide est nécessaire.
Les étapes de création du compte sont classiques, après avoir saisi votre email et votre mot de passe, vous recevez un mail de validation contenant un lien à cliquer.
Ce lien d’activation de votre compte est valable 24 heures.
En cliquant sur le lien, vous validez votre inscription et vous êtes automatiquement connecté.

En cas de difficultés sur cette étape :
Vous pouvez nous contacter exclusivement via notre formulaire de contact.

Pensez à nous préciser l’adresse mail que vous avez utilisée pour la création de votre compte, car à ce stade, c’est le seul moyen dont nous disposons pour vous identifier.

Une fois votre compte utilisateur activé, à la connexion vous êtes dirigé vers l’écran de bienvenue.

Les renseignements sur votre premier propriétaire

Notre solution de gestion locative est construite de façon à gérer plusieurs portefeuilles de biens immobiliers.

Nous distinguons donc votre identité en tant qu’utilisateur de la plateforme, de l’identité du ou des bailleurs pour lesquels vous gérez les biens.

En effet, il est possible pour un utilisateur de gérer les biens qu’il détient en nom propre dans un portefeuille, les immeubles dont il est propriétaire au travers d’une Société Civile Immobilière .

En conséquence, même si vous ne gérez qu’en tant que particulier, vous devez renseigner les informations de ce propriétaire.
C’est le cas que nous retenons : nous prenons l’exemple d’un utilisateur propriétaire (lexique) en nom propre d’un studio.

Cliquez sur le bouton « créez un bailleur », le formulaire de saisie s’affiche.

Complétez ce formulaire avec attention.

Informations au minimum obligatoires

Techniquement, il est possible de saisir uniquement le nom et l’email pour créer un profil de bailleur.
Attention toutefois, la production des quittances de loyers et des avis d’échéances utilisent les coordonnées complètes du bailleur.

Il vaut donc mieux gagner du temps et saisir l’ensemble des informations.

Rubrique « Les paramètres du bailleur »

Charger votre logo

Si vous utilisez un logo sur vos documents de location, vous pouvez le charger ici.

Comptabilité stricte

La case à cocher « comptabilité » stricte doit rester décochée dans la majorité des cas.

Nous enrichissons cette rubrique à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont mises à votre disposition.

Validez la création de la fiche propriétaire en cliquant sur le bouton « créez ».

Vous obtenez ici deux confirmations :

• La création du bailleur, avec sa référence interne unique (utile pour notre support technique),
• La création du plan comptable général dédié à votre nouveau propriétaire.

Le propriétaire apparaît dans la liste des bailleurs.

Accédez maintenant à son tableau de bord en cliquant sur son nom dans le menu « liste de vos bailleurs ».

Les fondamentaux pour créer votre bail

Le bail de location (lexique) constitue le lien définissant les rapports entre un propriétaire d’immeuble et un locataire.
Dans ma-gestion.immo, il faut créer :

1. L’immeuble, dans le portefeuille du propriétaire dont nous venons de saisir la fiche,
2. Le contact, qui deviendra locataire une fois le bail signé,
3. Le bail, qui sert de fondement à l’ensemble de la gestion de la location entre le locataire et le propriétaire.

Renseignements relatifs à l’immeuble : la création de votre premier bien à louer

Les informations concernant les immeubles (lexique) sont accessibles principalement à partir de l’entrée de menu « Biens immobiliers» dans le menu vertical situé à gauche.
Cliquez sur l’icône associée, puis sur « + ajouter »

Nom du bien

Il s’agit simplement d’un nom simple à choisir pour vous aider à retrouver ce bien dans les listes où vous devez sélectionner votre bien.

Description du bien

Prêtez une attention particulière à la rédaction de la description du bien, car elle figurera notamment sur tous les avis d’échéances et les quittances de loyer que vous éditerez pour votre locataire.

Après avoir enregistré votre nouveau bien à louer, vous devez obtenir la confirmation de création.

Ecran de confirmation de la création de votre bien

C’est aussi sur cet écran que vous pourrez éventuellement réaliser plus tard des modifications concernant ce bien.

Renseignements sur le candidat locataire : la création d’un contact

La prochaine étape de préparation de votre bail de location consiste à saisir les informations relatives à votre locataire – ou candidat locataire.
Rendez-vous sur l’écran de « gestion des contacts » à partir de l’entrée correspondante dans la barre latérale de gauche.
Cliquez sur « + ajouter »

Style de communication

Le style de communication détermine le niveau de langage qui sera adopté dans la communication écrite automatisée que nous vous proposons pour votre locataire.
Trois niveaux vous sont proposés :

1- Formel

C‘est le niveau le plus distant dans la relation.
Nous nous adressons à votre locataire en utilisant sa civilité et son nom de famille.

Exemple d’introduction pour un mail :
« Bonjour Madame FRAPPIER,
Nous vous contactons au sujet… »

2- Courtois

C’est un niveau intermédiaire, à la fois poli et plus personnel que le niveau « formel ».
Nous écrivons à votre locataire en utilisant son prénom, mais toujours en le vouvoyant.

Exemple d’introduction de mail :
« Bonjour Emilie,
Nous vous contactons au sujet… »

3- Amical

Sans aucun doute l’expression d’une relation plus proche que celle que le propriétaire a en général avec ses locataires.

Car il peut arriver que vous louiez un appartement ou un parking à un ami.
Ici, nos expressions écrites emploient le prénom et le tutoiement.

Exemple d’introduction de mail :
« Bonjour Emilie,
Nous te contactons au sujet… »

Naturellement vous pouvez changer le niveau de communication à tout moment en fonction de l’évolution de votre relation avec votre locataire.

Adresse du contact

Si le contact est votre futur locataire ou un locataire, il faut renseigner ici son adresse antérieure à l’emménagement dans votre bien – si c’est sa résidence principale.
Retenez que cette adresse constitue l’adresse de contact de votre locataire : elle évolue avec la vie de votre bail de location :

• Avant la signature du bail et l’entrée dans les lieux : c’est l’adresse précédente.
• Pendant toute la durée du bail : c’est l’adresse du logement, si c’est un bail d’habitation (par défaut nous mettons automatiquement à jour l’adresse du contact avec celle du bien loué).
• Après la résiliation du bail : c’est la nouvelle adresse du locataire, utile pour la restitution du dépôt de garantie et les correspondances de fin de bail.

Voici l’écran de confirmation que votre contact est correctement créé:

La formation du bail de location immobilier

Comme vous l’indique Zack, notre mascotte, vous pouvez à présent créer votre premier bail de location en cliquant sur l’icône « Baux » dans le menu de gauche.
Cliquez sur « + ajouter »

Nom du bien et choix du locataire

Vous sélectionnez un bien parmi la liste de vos biens.

Le locataire est choisi parmi la liste de vos contacts préalablement renseignés: c’est à ce moment que votre contact devient votre locataire.
Notez que vous pouvez directement ajouter une personne depuis l’écran de gestion des baux : les informations suffisantes pour créer techniquement le bail sont demandées, et l’édition se fait normalement sur l’écran de gestion des locataires (contacts).

Terme

Le terme est la période de location prévue par votre bail.
Nous gérons automatiquement quatre termes différents:

• Mensuel : du premier au dernier jour de chaque mois,
• Trimestriel : du premier au dernier jour de chaque trimestre civil
• Semestriel : du premier au dernier jour de chaque semestre civil
• Annuel : du premier au dernier jour de chaque année civile

Nous avons retenu en standard la gestion par « terme à échoir », autrement dit le loyer et les provisions de charges sont appelées en début de terme.

Cas du premier loyer du bail : proratisation du terme

Lorsque le bail prend effet un autre jour que celui du début du terme – début de la période de location – nous ajustons automatiquement la première période :

• Premier jour de la période: date d’effet du bail
• Dernier jour de la période : dernier jour du terme en cours.

L’avis d’échéance calcule automatiquement sur cette base les montants appelés pour le loyer et l’éventuel provision de charges.
Nous ajoutons également l’appel pour le dépôt de garantie (lexique).

Cet ajustement simplifie considérablement votre gestion en synchronisant les appels de loyers et donc le suivi régulier.
Par contre, il peut conduire à un premier loyer appelé significativement plus faible dans de rares cas.

Par exemple : Si la date d’effet du bail est le 15 juin, suivant le terme prévu dans le bail, nous avons les périodes de loyer:

• Mensuel : période du 15 au 30 juin
• Trimestriel : période du 15 juin au 30 juin : le deuxième trimestre court du 1er mars au 30 juin
• Semestriel : période du 15 juin au 30 juin : le premier semestre court du 1er janvier au 30 juin
• Annuel : période du 15 juin au 31 décembre : l’année court du 1er janvier au 31 décembre (ce rappel est-il utile ?)

Naturellement, rien ne vous empêche d’envoyer les deux premiers avis d’échéance simultanément.

Dépôt de garantie, loyer et provisions de charges

Ces données sont évidemment fondamentales pour établir les avis d’échéances auprès de votre locataire.

Échéance de revalorisation

Cette date nous permet de vous prévenir suffisamment tôt avant l’échéance : la date de notre rappel dépend du terme du loyer de votre bail :

Pour savoir comment revaloriser le loyer, lisez cette question dans notre forum.

Nous vous recommandons, si vous avez un petit parc locatif, de choisir la même date de revalorisation pour tous vos biens, par exemple le 1er juillet de chaque année, cela vous permet de concentrer votre effort sur une seule période.

Au contraire, si votre parc est très important, ou si vous gérer un portefeuille de plusieurs propriétaires bailleurs, vous avez intérêt à répartir la revalorisation tout au long de l’année.
Par exemple, si vous gérez quatre bailleurs, vous revalorisez un portefeuille différent au début de chaque trimestre civil.

Si vous préférez vous aligner sur la date anniversaire d’entrée dans les lieux, c’est aussi tout à fait possible.