Pourquoi utiliser un logiciel de gestion locative intégré?

Vous avez envie de gérer votre location en direct, peut-être le faîtes-vous déjà, et vous recherchez la meilleure solution de gestion pour vous?

En effet, gérer seul son bien immobilier peut vite sembler compliqué.

Il faut traiter la comptabilité, éditer les documents à envoyer au locataire, faire les déclarations de revenus fonciers aux impôts.

De plus, souvent, le bien loué est en copropriété et il vous suivez également les demandes de provisions pour charges ou travaux, faites par votre syndic.

Bref, vous n’imaginez pas – ou plus – louer vos biens uniquement avec un calendrier, une messagerie et un tableur.

Une recherche, en français, du terme « logiciel gestion locative » sur Google rapporte plus de 5 millions de résultats, et les réponses fournies sont de qualité très inégale.

On peut donc passer des heures à comparer manuellement les logiciels et à les tester – quand c’est possible gratuitement.

Pour y voir plus clair, nous présentons les principales fonctionnalités à rechercher dans une solution intégrée de gestion locative et nous montrerons comment ma-gestion.immo aborde ces sujets.

Quelles fonctionnalités pour votre logiciel de gestion immobilière ?

Pour l’essentiel, un logiciel de gestion locative doit vous permettre de :

• Gérer les baux et offrir une vue synthétique
• Tenir la comptabilité du bailleur
• Donner une vue immédiate sur la situation du locataire
• Produire les quittances de loyers
• Faciliter la reprise des informations en cours d’exercice et le départ vers une autre solution

Un bon logiciel locatif faciliter également le suivi du calendrier de gestion.

En France, la location des biens immobiliers est extrêmement encadrée et repose  sur le « bail de location ».

Dés lors, pour bien gérer sa location immobilière, le logiciel doit absolument s’appuyer sur le type et les informations principales du bail.

Par exemple, pour les locations de locaux à usage d’habitation ou à usage mixte professionnel et d’habitation,  la loi du 6 juillet 1989 s’applique sans dérogation.
Ainsi, si vous louez votre appartement dans ce contexte, vous devez choisir un logiciel qui édite des quittances de loyers conformes : la Loi prévoit que

La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges.   – Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 -art. 21

Les logiciels locatifs et les plateformes en ligne vont parfois plus loin et propose l’édition complète du bail.

Cette fonction est utile mais nous recommandons de toujours prendre le temps de lire le bail en entier, notamment entre deux signature de bail.

Cela est important, car, en cas d’erreur ou d’omission, même pour des raisons techniques, c’est toujours la responsabilité du propriétaire qui est engagée vis-à-vis du locataire sur la base des clauses du bail.

Notre recommandation : Pour la rédaction du bail, préférez une solution d’un éditeur juridique, où recherchez le conseil d’un avocat pour créer votre bail type.

Ensuite, un abonnement à un service de veille juridique immobilier sont recommandés pour mettre à jour votre document.

La gestion des baux de location immobilière

De façon générale, et quelque soit le type du bail, ce dernier indique :

• L’identité complète du locataire
• La désignation, l’adresse et la description du bien loué
• La date d’entrée dans les lieux – où date d’effet du bail
• Le terme – ou périodicité – du bail
• Le coût du dépôt de garantie
• Le montant du loyer hors charges
• Le total des charges ou de la provision de charges
• L’échéance de revalorisation
• La référence à un indice de revalorisation – tel l’Indice de Revalorisation des Loyers (IRL)

Votre logiciel de gestion locative requiert ces informations, vérifiez juste que la solution vous les présente efficacement.

C’est à dire au bon endroit avec une vue synthétique et au bon moment, lorsque vous ré-évaluez le loyer par exemple.

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La liste des baux est accessible en clic dans le menu de gauche. Toutes les informations s’affichent de manière synthétique.
L’écran de « gestion des baux » donne un accès direct aux principales actions de gestion du bail.

L’écran de gestion des baux locatifs

La comptabilité en gestion locative

Les obligations du propriétaire en matière de tenue de comptabilité dépendent plus de la nature de sa personne que de son activité de location immobilière.
En effet, ce sont les déclarations de revenus, en vue de leur imposition qui importe le plus à l’Etat et donc au législateur.

La situation se présente ainsi :

Légende :
RF : Régime d’imposition des Revenus Fonciers des particuliers
BIC : Régime d’imposition des Bénéfices industriels et commerciaux
IS : Régime de l’Impôt sur les Sociétés

Pourquoi choisir un logiciel immobilier est difficile?

Ce tableau donne l’origine de la difficulté à choisir un logiciel de gestion locative :

• Soit le logiciel est orienté « particulier », il n’y a pas d’obligation comptable et le logiciel gère la comptabilité comme dans un fichier Excel.
  Le plus souvent il présente uniquement une vue « compte bancaire ».
  Ces logiciels présentent l’avantage d’être simple à mettre en œuvre, mais sont limités en termes de présentation d’états financiers.
  Le remplissage des déclarations de revenus n’est au final pas plus simple que ce que l’on peut faire avec un tableur.

• Soit l’application de gestion cible les « professionnels », il gère une vraie comptabilité en partie double.
  Cette approche est robuste et évite les erreurs, cependant ce type de logiciels de gestion locatives reste souvent très difficiles à utiliser – sauf pour les comptables de métier.

Notre recommandation : sauf si votre gérer temporairement vos locations en direct, préférez une solution qui tient la comptabilité en partie double.

Même si la prise en main peut parfois être un peu plus studieuse, cela présente plusieurs avantages, car vous pourrez:

Dans la mesure où la comptabilité est un des piliers de la gestion immobilière, ne sous-estimez jamais l’importance de ce critère de choix.

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Nous avons fait le choix de développer un moteur de comptabilité en partie double.

Le grand livre comptable offre à chaque propriétaire immobilier une vue financière complète de son activité de location.

 

Comme la plupart d’entre nous n’est ni comptable, ni fan des tableaux remplis de chiffre, nous simplifions au maximum les écrans de saisie.

A tel point que nous limitant les choix à ceux qui font sens dans le contexte de votre gestion des biens immobiliers.

Par exemple : lorsque le locataire a payé, vous saisissez simplement le règlement du loyer depuis votre tableau de bord.

Les montants sont automatiquement pré-remplis en fonction des paiements précédents.

 

Notez que le propriétaire réalise très facilement cette action :

La fenêtre de saisie propose les montants en fonction du dernier règlement.

Si votre locataire perçoit une allocation de la part de la Caisse d’Allocations Familiales, le libellé de ce paiement est mis à jour automatiquement.

De cette façon, vous gagnez du temps: vous tenez compte du décalage d’un mois entre la période de location et le paiement par la CAF, sans même y penser.

Cette opération, saisie en un seul clic, se traduit en comptabilité dans le grand livre, par la double écriture :

• débit du compte 512 – banque du propriétaire
• crédit du compte 4011 – locataire 

 

En un seul clic, les 4 écritures comptables du paiement sont réalisées automatiquement.

Une vue immédiate sur la situation du locataire

Si gérer vos biens immobiliers ne constitue pas l’essentiel de votre activité  votre logiciel locatif doit vous proposer un bureau ou un tableau de bord bien pensé.

Ainsi un bon tableau de bord regroupe au minimum l’ensemble des informations « vivantes » :

• liste de vos biens
• états locatifs
• pour chaque locataire :
  • solde de trésorerie – est-il à jour de ses paiements ?
  • situation d’assurance – de quand date sa dernière attestation d’assurance multirisque habitation ?
• pour chaque bien:
  • son adresse, ou son nom
  • son état : libre ou occupé

Le tableau de bord permet de lancer les actions courantes de gestion, telles que:

• saisir une facture fournisseur,
• payer un fournisseur,
• lancer l’édition d’une quittance de loyer,
• produire le prochain avis d’échéance,
• saisir le paiement du loyer du locataire.

Pour savoir si un tableau de bord vous convient, simulez vos activité avec. Si vous trouvez facilement l’information et réalisez rapidement ce que vous voulez, vous êtes bien partis.

Chez ma-gestion.immo

Le tableau de bord présente les informations de chaque bien de façon synthétique.
De plus, vous accédez aux principales actions de comptabilité utiles, suivant votre contexte, directement à partir du tableau de bord.

le tableau de bord présente l’ensemble des biens d’un bailleur

Votre logiciel locatif : un assistant virtuel

Idéalement, votre logiciel de gestion locative fait le même travail qu’un agent immobilier.
Plus exactement le même travail que l’assistant du professionnel immobilier.

Par conséquent, votre choix est déterminant car votre logiciel de gestion immobilière sera au cœur de votre activité et de votre relation avec votre locataire.

Notre recommandation: Demandez à chaque éditeur ou plateforme comment il intègre les demandes d’évolutions des utilisateurs.

Ensuite demandez comment celles-ci sont instruites et par quel moyen on peut les lui soumettre.